企業圖文檔管理軟件背景

隨著計算機技術應用的普及和發展，無論是一個設計、生產主導型企業，還是政府機關抑或是一個外貿型公司。每天都會有各種應用系統在產生大量的電子文檔，如設計圖紙、 銷售訂單，合同文本，法律法規或政府公告等等。 如何利用、管理種類日趨繁多的電子文檔已成為如何提升企業管理績效的一大課題。 因為對企業來說這些都是他們的工作成果和經驗的結晶，是企業的寶貴財富。

其實，絕大部分企業不管是否有很強的文檔集中分享的意識，都或多或少地在做文檔集中共享的相關工作。比如：有的公司采用FTP服務器作為企業的文檔存放空間；有的企業在內網用一臺windows服務器做文件共享等等。這些都或多或少的給企業員工在共享、存放上帶來了一定的效果，但是從易用性，安全性來來說還是不夠的。

文檔管理系統需求分析

企事業單位內部存在大量傳統的普通臺式機和筆記本電腦，員工日常的工作、研發、生產資料和數據就存儲在這些傳統的設備中。在資料共享和資料傳輸方面主要采用windows 自身的目錄共享來完成。

而最近爆發勒索病毒是通過windows的目錄共享的漏洞才能進行攻擊的。（”勒索病毒”此次事件有一個特征，在無需用戶任何操作的情況下，勒索軟件即可掃描開放445文件共享端口的Windows機器，植入惡意程序，將電腦中的文件加密，只有支付黑客所要求贖金后，才能解密恢復。）

為此企事業單位非常需要一個：

1）國產軟件

2）采用更高安全機制的文件共享解決方案

推薦使用Mobox享存作為應對解決方案。享存企業文檔柜管理使用網絡存儲技術（不采用windows目錄共享機制，從而繞開了445端口），可以快速便捷的在企業的任何有網絡環境的地點上傳下載工作資料和數據文件。這樣不僅將整個企業的文件資料做到了統一集中化管理，減少了文件資料占用的存儲介質空間，降低了文件在傳遞過程中感染病毒木馬的風險，而且實現了企業辦公的“隨時隨地”化，極大的提升了企業員工的工作效率，同時改善了員工的辦公體驗。

3）提供完善分級分權的文檔管理功能

系統分3級：（系統管理員）-》可以授權給（文檔柜管理員）-》可以授權給（文件夾管理員）。實現集團與分子公司間組織架構和職能既集中又能實現分權管理。

權限指定給（個人）、（角色）、（部門）、（單位）：可見、可展開目錄、瀏覽，上傳、下載、修改 等，完美的覆蓋各種權限需求

圖文檔管理系統的架構

構建安全的企業文檔存儲管理解決方案

將分散在個人機器上的文件有序集中網絡存儲，實現異地存儲備份

實現文件分享、協同編輯、及歸檔文件按權限上傳或下載

圖文檔管理軟件技術特定

高性能的文件服務

• • 支持斷點續傳
  • 文件高速上傳及下載
  • 支持秒傳
  • 文件支持去冗余存儲技術

文件支持批量上傳后或下載

常用文件瀏覽（office系列、pdf、圖片、txt等）

可以與其即時通AM無縫集成

文件支持引用的方式加入文件夾

文檔支持在線編輯

文檔支持版本管理

支持文檔成套管理

圖文檔管理系統層次結構

個人、部門、單位文檔分層次管理

文檔分個人、部門、單位文檔進行管理也是出于安全上的考慮，特別是部門文檔，采用部門網盤進行管理，同部門的人員缺省擁有訪問權限，這是一種非常便捷的安全管控措施，不需要系統管理人員做太多的設置，在人員模型中只要把新增人員加入這個部門，那么這個部門的文檔就向新成員開放

• • 文檔中心
  • 部門共享
  • 個人文檔

文檔中心

文檔中心保存的是公司的一些基礎性文檔，如公司的管理制度，各種管理表單，技術基準等非常通用性的文檔，如果沒有進行特別的權限設置理論上單位網盤中的文檔對全體成員開放。

部門共享

部門共享保存某一個部門的文檔， 這些文檔的特點是專業性比較強，在部門內屬于大家都需要了解的文檔，如果沒有進行特別的權限設置理論上部門網盤中的文檔對部門中的全體成員開放。

個人文檔

個人網盤是保存個人文檔的地方，這部分文檔是私密的，只有網盤的所有者才有權訪問，其他任何人無法查詢、瀏覽、下載其他人網盤里的文檔，只有個人文檔的所有者通過共享這樣的方法才能把個人文檔共享給他人

Mobox個人文檔定位企業網盤功能，我們Mobox（基礎版，30用戶是免費的）

關于網盤功能參考：http://www.youxidaiyun.com/1710/

圖文檔系統的安全性

mobox對文檔的安全性有以下幾個方面考慮：

• 存儲的安全
• 傳輸過程的安全
• 使用過程的安全

存儲的安全

存儲安全是指文件本身保存在服務器上的安全性，目前文件本身存儲的安全主要由硬件來解決，比如采用RAID磁盤陣列的文件存儲服務器進行文件存儲。因為mobox目前采用的私有部署方式（即有企業自己構建文件服務器），因此這方面的安全性主要有企業自身來承擔，開合信息只是提供一些建議和指導。

另外，考慮到有些大型企業會把數據庫運維這樣的一些工作外包給第三方公司，因此可以設置對一些特殊的文件進行服務器端加密保存，這樣數據庫運維人員也無法破解服務器保存的文件。

傳輸過程的安全

和很多文檔管理系統不同，mobox沒有采用FTP作為文件服務器，而是自己開發了一個專屬的文件服務器，支持SSL加密傳輸，在傳輸過程中傳輸端采用對稱加密算法、和哈希函數，??采用對稱加密算法（密鑰稱之為會話密鑰）對傳輸信息進行加密得到密文，確保傳輸信息的保密性；采用哈希函數（生成文件摘要）確保傳輸信息的完整性。

使用過程中的安全

使用過程中的安全是mobox文檔管理系統中安全的核心，具體采取了以下這些措施：

• • 人員設定涉密等級
  • 分個人、部門、單位設置文檔的管理層次結構
  • 部門、單位網盤可以限制某些人員的訪問權限
  • 日志記錄
  • 文檔瀏覽采用流媒體方式進行瀏覽
  • 瀏覽、下載可設定審核流程
  • 報廢文檔處理
  • 預歸檔機制
  • 版本管理
  • 回收箱機制

安全性-涉密等級

在mobox文檔管理系統中人員可以設置涉密等級，人員可以根據系統的設置分為以下5個涉密等級：

• • 非密 \ 社外密 \ 秘密 \ 機密 \ 絕密

安全性-分個人、部門、單位分層次管理

文檔分個人、部門、單位文檔進行管理也是出于安全上的考慮，特別是部門文檔，采用部門網盤進行管理，同部門的人員缺省擁有訪問權限，這是一種非常便捷的安全管控措施，不需要系統管理人員做太多的設置，在人員模型中只要把新增人員加入這個部門，那么這個部門的文檔就向新成員開放

安全性-分級分為權限管理

單位或部門網盤可以設置有些目錄只允許部門某些人瀏覽、或者設置只能瀏覽不能進行修改、上傳，這些設置均用目錄的訪問權限設置來完成，如下圖所示的是目錄的訪問權限設置。

權限：可見、上傳、下載、瀏覽、編輯、管理員

獲取，目錄管理員權限的人，可以對自己管理的目錄，進行下一級的權限分配

這樣就是實現文檔的 分級分權管理

安全性-文件操作日志

在文檔管理系統中任何人對文檔進行了任何操作均會留下痕跡，下圖是文檔瀏覽日志示例，在文檔管理系統中點開一個文檔進行瀏覽時可以在頁面的右邊欄里查看該文檔的所有操作日志

安全性-版本管理

版本管理是一個非常重要的功能，在文檔中心及部門共享內，文檔柜里面同名文件多次上傳后會產生版本，可以設置哪個版本為有效版本 ，可以按需下載歷史版本

支持對項目過程文檔管理功能

項目文檔管理是項目管理中非常重要而基礎的一環，存在于項目的整個生命周期之中。如果一個項目缺乏文檔管理，那么它也就不是一個規范、標準的項目。文檔管理在項目開發中占有十分重要的地位和相當大的工作量，高質量、高效率的收集、歸納、分享、管理和保護項目文檔，對于提高項目管理水平和項目質量有極其重要的意義

1）可以通過項目模板生成項目結構樹（項目模板可以在excel上編輯好，之后進行導入)

2）可以設置項目個節點完成狀態

 

總結：

Mobox免費的企業圖文檔管理軟件（EDM），5用戶免費，需要可以加（微信）13805711962。加好友的時候 請注明你單位名稱、聯系人等信息

 

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服務端部署要求：

1）操作系統：Win2008R2、Win2012R2、Win2016 或更高

2）數據庫：SQLserver2008R2 或更高

3）客戶端：Win7、Win10、Win11

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